LA GESTIONE DELLA POSTA IN ARRIVO ED IN USCITA E DEL PROTOCOLLO NEGLI ENTI LOCALI E NELLE ALTRE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI: DAL TIMBRO AL CODICE A BARRE

LA GESTIONE DELLA POSTA IN ARRIVO ED IN USCITA E DEL PROTOCOLLO NEGLI ENTI LOCALI E NELLE ALTRE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI: DAL TIMBRO AL CODICE A BARRE

Data e luogo: 

13 maggio 2008 - MILANO, Hotel Galles (piazza Lima, 2)
19 maggio 2007 - FIRENZE, Hotel Londra (via Jacopo da Diacceto, 16/20)
23 maggio 2007 - LECCE, Hotel Tiziano (viale Porta d’Europa)
9 giugno 2008 - PADOVA, Hotel Biri (via Grassi, 2)
23 giugno 2008 - RIMINI, Clarion Hotel Admiral Palace (Viale G. Pascoli, 145)

Orari: 

9,30-13,30 e 14,30-16,30

Relatore: 

dott.ssa FRANCA CECCATELLI, Responsabile Ufficio Corrispondenza e notifiche del Comune di Firenze

Destinatari: 

Responsabili della Segreteria generale; Responsabili ed addetti degli Uffici posta in partenza e posta in arrivo-protocollo; Segretari comunali.

Obiettivi: 

Il corso, dopo una rapida “carrellata” sulle scarse indicazioni normative esistenti, intende fornire concrete proposte e suggerimenti sull’organizzazione di tali uffici, a cominciare dall’introduzione del protocollo informatico -che consentirà di risparmiare tempo e carta nella trasmissione dei documenti, innanzitutto a livello interno, ma anche con le altre Pubbliche Amministrazioni, nonché con i cittadini- e proseguendo con la proposizione di nuove forme organizzativo-gestionali della posta in partenza, anche tramite ricorso al mercato: allo scopo verrà presentato e discusso un capitolato-tipo.
Saranno presentate anche soluzioni tecnologiche avanzate per la consegna della posta.

Premessa: 

Gli uffici posta in partenza e posta in arrivo-protocollo sono presenti in ogni struttura, pubblica o privata, poiché obbediscono all’esigenza primaria di ogni organizzazione di comunicare con l’esterno, esigenza che si porta dietro l’altrettanto fondamentale necessità di reperire in maniera semplice, sicura e veloce i documenti inviati e ricevuti attraverso, innanzitutto, la registrazione e poi l’archiviazione.
Scarse le indicazioni normative in materia: il TU in materia postale (Dpr n. 156/1973), il DLgs 261/1999, gli artt. 51 e seguenti del dpr 445/2000 sul protocollo informatico. Niente invece troviamo in ordine alle concrete modalità gestionali di tali attività da parte degli enti locali.
Succede quindi abbastanza spesso che questi uffici vengano percepiti come una specie di “fastidio necessario”, ai quali assegnare, talvolta, o il personale riconvertito da altri profili o quello a cui non si sa che compiti assegnare.
Al contrario, questi uffici possono rappresentare una concreta sfida nel senso dell’innovazione se gli enti sapranno, per così dire, indirizzarsi verso soluzioni non tradizionali, che concilino il miglior utilizzo del personale con costi o minori o, per lo meno, pari, e con la buona qualità del servizio.

Programma: 

La situazione attuale degli uffici posta in arrivo - posta in partenza - protocollo:
- personale addetto,
- risorse finanziarie,
- strumenti tecnologici,
- gestione contabile;
- organizzazione,
- come arriva la posta all’ufficio posta in partenza,
- come viene smistata e registrata la posta in arrivo.
Inquadramento normativo:
- protocollo: d.P.R. 445/2000 art. 51 e seguenti
- posta: D.Lgs. 261/1999 e T.U. postale (nella parte non abrogata)
Proposte organizzative:
a) permanenza dell’attività in house:
- miglioramenti organizzativi del flusso dei documenti
- informatizzazione del protocollo
- nuovo modello organizzativo a seguito dell’introduzione del protocollo informatico
- consegna diretta della posta ai vari uffici dell’ente da parte del portalettere (se dislocati in varie parti del Comune)
- l’autoprestazione (art. 8 D.Lgs. 261/1999)
b) esternalizzazione della attività legate alla posta in partenza:
- attività esternalizzabili ed attività non esternalizzabili
- gara o affidamento diretto? Procedura aperta o ristretta? Aggiudicazione col prezzo più basso o in base all’offerta economicamente più vantaggiosa?
- elementi da inserire nel capitolato per l’esternalizzalizzazione delle attività della posta in partenza
- esame di un fac simile di capitolato
- esame dei documenti da predisporre per la gara
- nuove modalità di consegna della posta.

I partecipanti possono inviare in anticipo quesiti, osservazioni e documenti che verranno esaminati e discussi in sede di corso.

Titoli rilasciati: 

• A tutti i partecipanti verrà rilasciato l’attestato di partecipazione.
• Chi supererà positivamente (test facoltativo) la prova finale, conseguirà altresì un attestato di profitto che sarà certificato da EBIT al termine del corso.

EBIT - Scuola di Formazione e Perfezionamento per la Pubblica Amministrazione
Viale della Libertà, 197/A - 73100 Lecce tel. 0832/396823 fax 0832/457389
e-mail: ebit@infoebit.com sito web: www.infoebit.com